RFID-система состоит из считывающих устройств различного назначения, и RFID-меток (RFID-тегов), наклеивающихся на книги, CD и т.д. То есть, каждая книга оснащается специальной радиочастотной меткой, представляющей собой тонкую самоклеящуюся этикетку с нанесенными на нее антенной и чипом, с возможностью бесконтактного чтения и записи информации. После нанесения такой метки (данная метка может быть аккуратно вклеена, например, в корешок книги) каждая книга получает уникальный электронный номер, который может быть считан дистанционно.

Считывающие устройства (стационарные или мобильные) могут быть постоянно подключенными к учётной системе, или работать автономно. В случае использования RFID-терминала читатель выкладывает необходимые книги на RFID-терминал, который разом считывает все метки на выбранных томах, идентифицирует читателя по его ID карте, ставит отметку о выдаче материалов данному пользователю и помечает их как разрешенные к выносу. При возврате материалов пользователь выкладывает их на терминал, который автоматически фиксирует возврат и помечает материалы как запрещенные к выносу.

Использование RFID-систем значительно упрощает поиск нужной, или неверно стоящей, книги. Как только в поле действия считывателя оказывается искомый объект, система автоматически подает сигнал. Таким образом, для того, чтобы найти нужную книгу, достаточно просто обойти зал со считывателем в руках.

RFID-оборудование в Калининградской областной детской библиотеке им. А.П. Гайдара.